CEO的时间管理:拒当奴隶,当主人
作者:编辑部
2022-08-03
摘要:人生有专业、人性、价值观,永远在排序。

管理学之父彼得·杜拉克曾说,“在我们能够管理时间之前,我们无法管理其他任何事情。”一天只有24小时,每个人都希望当时间的主人,展现高效率、在工作与生活间取得平衡。

然而,要做到这点,真的不容易。过多会议、太多任务、太过乐观……如果你认为自己时间已经不够用了,管理企业的CEO们,拥有的时间不比你我多,不妨向这些CEO借鉴,他们运用时间的原则。

 你是时间的主人,还是奴隶?

每个人一天都只有24小时,向CEO学习运用最珍贵的资源

大概没有人会反对,每一家公司中,最重要的人物就是CEO。然而,我们能否估计CEO实际对公司运营的影响力?麦肯锡(McKinsey & Company)2019年在《杰出CEO的心态与实践》(the mindsets and practices of excellent CEOs)调查70国、3500家上市公司的7800名CEO,发现他们的决策,影响企业45%业绩。

其中,表现优异的CEO,都有一个共通点──善于管理时间,知道在什么时候该做什么事情。《杜拉克谈高效能的5个习惯》作者、管理大师彼得·杜拉克(Peter Drucker)也说,如果CEO做不好自我管理,清楚规划好每一刻,就不可能期望他有能力管理团队。

考量CEO的工作强度与工作量,管理时间的难度极高,你可能也有这样的印象,CEO的时间不属于自己,他们往往不清楚自己接下来要做什么,行程都交给秘书管理。

哈佛商学院前院长尼廷·诺里亚(Nitin Nohria)说,CEO要关注太多事,经常变得不知所措,他们的生活,大多是由永无止境的email以及会议所组成。同一份研究也显示,担任CEO会耗费大量精力,长期处于高压,甚至感到孤独、沮丧、疲惫等负面情绪。

明确定义优先顺序,

集中心力在重大决策

麦肯锡资深合伙人卡罗琳·杜瓦(Carolyn Dewar)指出,CEO在时间管理上有几个特点,首先是明确定义事情的优先顺序,且把时间花在“只有我才能做”的工作上。

南非投资公司GrowthMap创办人盖尔·加德纳(Gail Gardner)说,排定好事情的轻重缓急,遇到紧急状况时,才不会措手不及。他用项目管理软件Trello管理每件事,提前安排好优先级别。

微软(Microsoft)前CEO史蒂夫·包默(Steve Ballmer)用“预算”(budget)的概念管理时间,他创建一个线上表单,工作伙伴可以向他预约空闲时段。当他的时间排满时,就会审视有哪些事情是较急迫、应该由他处理,优先放进线上表单,其他的事情则分配给部属。如此一来,可以确定他的时间都花在有意义的工作上。

不只关注眼前事物,

每一步都要看长远

调查指出,世界级的CEO平均每天工作9.7小时,每周工作62.5小时。许多人好奇,CEO有这么多事情要做,工时看起来也很长,就算已经排好优先顺序,真的有办法做完所有工作?

《CEO基因》统计,非业务类的高层主管(非CEO),80%的时间处理公司内部的事务、20%处理外部事务,而CEO花55%处理内部事务、45%处理外部事务。这意味着,CEO需要面对股东、董事会、客户、监管机关、合作伙伴、媒体等。他们的自由时间本来就相对较少,“很会管理时间”不只是妥善安排行程,真谛在于,懂得思考企业与个人的长期计划,花心力在有价值的事情上。

同一份数据显示,一般高层主管把80%的时间放在一年内的事物,CEO则是把40%的时间用在一年以后的规划。举例来说,面对一份采购合约,运营总监可能会审视每一条细则,避免公司吃亏,但CEO的工作是听取大纲报告,并讨论往后的采购计划。

除了全力投入工作,许多CEO也有“留白”的习惯,每周、每月、每年安排一段空白时间,用来沉淀、锻炼、反思,或是阅读、充电。职涯社交网站领英(LinkedIn)前CEO杰夫·韦纳(Jeff Weiner)说过,预留一段时间思考,非常重要,如果只是不断对事情做出反应,根本没机会做出好决策。


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